Surat resmi adalah surat yang dibuat dengan format dan bahasa yang sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh aturan tertentu. Surat resmi biasanya digunakan untuk berkomunikasi dalam konteks formal atau bisnis, baik itu antara individu atau antara organisasi, dan memiliki tujuan yang jelas dan spesifik.
Surat resmi harus mengikuti standar format dan struktur tertentu, seperti header, salam pembuka, tubuh surat, dan salam penutup. Isi dari surat resmi harus jelas dan langsung pada tujuan surat, serta menggunakan bahasa yang sopan dan profesional.
Beberapa jenis surat resmi yang umum digunakan adalah surat permohonan, surat pengunduran diri, surat pemberitahuan, surat penawaran, surat perjanjian, surat izin, surat kuasa, surat undangan, dan surat pemberitahuan kenaikan gaji.
Ketika menulis surat resmi, penting untuk memperhatikan tujuan surat, konteks penggunaan surat, dan siapa yang akan membaca surat tersebut. Dengan mengetahui hal-hal tersebut, penulis surat dapat menentukan bahasa yang sesuai, informasi yang diperlukan, serta format yang tepat untuk mencapai tujuan surat.
Berikut ini adalah 9 contoh surat resmi yang benar untuk berbagai keperluan:
Surat permohonan:
Surat permohonan biasanya digunakan untuk meminta izin atau permintaan tertentu. Contoh penggunaan surat ini adalah saat meminta izin untuk melakukan penelitian atau ketika ingin meminta surat referensi dari atasan. Surat ini harus ditulis dengan sopan dan jelas, serta harus menyebutkan tujuan surat dan isi permintaan dengan jelas.
Surat pengunduran diri:
Surat pengunduran diri digunakan untuk memberitahukan bahwa seseorang ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya. Surat ini harus mencantumkan informasi tentang tanggal pengunduran diri, alasan pengunduran diri, dan ucapan terima kasih kepada perusahaan.
Surat pemberitahuan:
Surat pemberitahuan digunakan untuk memberi tahu orang atau kelompok tentang acara atau informasi penting. Contoh penggunaan surat ini adalah saat memberi tahu orang tentang perubahan jadwal atau tempat acara.
Surat penawaran:
Surat penawaran digunakan untuk memberikan penawaran bisnis atau produk kepada calon pelanggan. Surat ini harus mencantumkan informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan, harga, dan garansi.
Surat perjanjian:
Surat perjanjian digunakan untuk menetapkan perjanjian tertulis antara dua pihak. Surat ini harus mencantumkan informasi tentang pihak yang terlibat, rincian perjanjian, dan tanggal berlakunya.
Surat izin:
Surat izin digunakan untuk memberikan izin atau otorisasi kepada seseorang atau kelompok. Contoh penggunaan surat ini adalah saat memberikan izin cuti atau memberikan izin mengakses area tertentu.
Surat kuasa:
Surat kuasa digunakan untuk memberikan wewenang kepada seseorang untuk melakukan tindakan tertentu atas nama penulis surat. Contoh penggunaan surat ini adalah saat memberikan kuasa untuk menjual atau membeli properti.
Surat undangan:
Surat undangan digunakan untuk mengundang orang ke acara tertentu, seperti pernikahan, ulang tahun, atau seminar. Surat ini harus mencantumkan informasi tentang waktu dan tempat acara, serta rincian kontak untuk RSVP.
Surat pemberitahuan kenaikan gaji:
Surat pemberitahuan kenaikan gaji digunakan untuk memberitahu karyawan tentang kenaikan gaji yang mereka terima. Surat ini harus mencantumkan rincian tentang jumlah kenaikan gaji dan tanggal efektif kenaikan gaji.
